近年はチャットツールやビデオ会議ツールなど、情報の入手・共有の手段が以前よりも多くなりました。ただ、時間とともに情報が流れてしまうフロー型の情報共有ツールには課題もあり、ストック型の情報共有ツールに注目が集まっています。

ストック型のツールで社内の情報共有の仕組みを強化するためには、 Google サイトを活用する方法が有用です。本記事では Google サイトの概要や社内ポータルとしての活用方法、Web サイトの作り方とともに、 Google サイトで不足がある場合に使えるツールも紹介します。

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Google サイトは、Google が提供している無料の Web サイト作成ツールです。テンプレートやテーマを選び、サイトバーのメニューを操作したり文字を入力したりするだけで、整った見た目のホームページが作れます。 HTML や CSS といった Web サイトを作るための言語の知識がない人も、簡単にホームページの作成が可能です。

テンプレートや設定項目が豊富で用途に応じてカスタマイズできる Google サイトは、社内ポータルとしても活用できます。 Google ドライブ内のスプレッドシートやドキュメントなどのコンテンツを自由に配置でき、 Google アカウントがあれば追加料金なしで利用できるので、コストをかけられない場合にも有用でしょう。

Google サイトを活用すれば、テレワーク時の自宅やオフィスなど働く場所によらず、オンライン上でのスピーディーな情報共有が可能です。社内の情報共有ツールとして Google サイトを活用する方法を二つ紹介します。

Google サイトは、社内ポータルサイトとしての活用が可能です。社内ポータルサイトは、自社のさまざまな情報にアクセスするための入り口となるサイトで、社内の人間だけが閲覧・利用できます。

オンラインで共有すべき情報が多い状態では、情報を集約してアクセスしやすくする工夫が必要です。静的な Web サイトを作成できる Google サイトは、社内に散乱しやすい情報やノウハウを一箇所にまとめた社内ポータルに適しています。

例えば、トップページに営業成果がわかる数字の情報を掲載する、特定の部署ごとに有用な情報をまとめたサイトを作るといった使い方が可能です。

Google サイトは、マニュアルや社内規定を共有するツールとしても役立ちます。特にオンラインでのみ情報を共有する働き方では、マニュアルのわかりやすさが業務効率や生産性を高める上で重要です。

Google サイトには、 Google スプレッドシートや Google ドキュメントといった Google のコンテンツを埋め込むことが可能です。表やドキュメント、グラフなどの機能を用いて、わかりやすいマニュアルを作成できます。

Google サイトの公式ガイドにはマニュアル作成にも使う操作の説明が丁寧に書かれており、見ながら簡単に作成できる点もポイントです。

Google サイトを社内の情報共有に活用するにあたって、良い面 ・ 悪い面を知っておくことで、自社の状況に合わせて導入を判断しやすくなるでしょう。 Google サイトを社内ポータルとして活用する主なメリットと、考えられるデメリットを紹介します。

Google サイトでは、サイトの編集権限を付与した人との共同編集が可能です。 Google ドキュメントや Google スプレッドシートと同様に、編集者の権限を付与したい相手を招待すれば、複数人で同時に編集できます。複数人で社内ポータルを管理したい場合に便利です。

Google サイトは、ノーコードでレスポンシブ対応のサイトを構築できます。レスポンシブ対応とは、サイトを閲覧するデバイスの画面サイズに応じて、ページデザインやレイアウトが自動で最適化される技術のことです。

一つの Google サイトをパソコンやスマホ、タブレットといったさまざまな端末から快適に使用できれば、外出先からも気軽にチェックできるでしょう。

Google サイトはメリットが多い一方で、社内掲示板として使いにくい点がデメリットとして挙げられます。